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[走进档案]长江委水文局机关馆藏档案情况介绍

来源:网信中心 时间:2020-06-15 作者:档案科 编辑:支静洁

编者按:水文局档案是指长江委水文局所属各勘测局、部门及个人在从事水文测验、水环境监测、测绘、水文气象预报、水文水资源分析与开发、网络信息建设等工作中形成的,具有保存价值和历史查考凭证作用的纸质文件、电子文件、声像资料等不同形式的历史记录。档案工作是水文工作的重要组成部分,一直以来都得到了水文局各级领导的高度重视,在长江委的统一部署、水文局的统筹安排下,水文局局机关和二级单位全部通过了水利档案规范化管理评估,并成为了全委首家档案规范化管理评估定级全覆盖的单位,这也是全局档案生成者、档案工作者相互配合、积极合作的产物。今年6月9日恰逢第13个国际档案日,为进一步提高干部职工的档案意识,更好发挥档案在长江水文事业发展及各项生产、科研任务中的服务作用,长江水文网特开设[走进档案]专栏,为大家宣传档案知识,揭开水文档案管理工作的面纱,敬请关注。

今天为大家推送水文局机关馆藏档案情况介绍。


长江委水文局机关档案部门于1950年长江委水文局成立之初设立,几经变迁,2002年机构改革时,在长江委水文局网络信息中心设立档案科(正科级建制)。馆藏库房位于武汉市解放大道1863号长江委大院水文楼内,毗邻风景优美的解放公园,于2014年底搬入,共588平方米。库房内共设置密集架2304米,并配备了空调、除湿机、吸尘器、温湿度自动记录仪及消防设备等,以确保馆藏档案的安全保管。

馆藏档案的来源及分类

长江委水文局档案主要来自所属各单位(部门)承担的各类财政经费支持的指令性任务和横向创收项目,以及收集的外单位(机构)资料,另外还有部分个人资料,主要涉及水文水资源勘测设计、水文测验、水环境监测、河道测绘、水文气象预报、网络信息建设、水利科学研究、科技管理、学术交流、外事活动等工作中形成的具有保存价值和历史查考凭证作用的纸质文件、声像资料和电子文件等不同载体和形式的历史记录。

长江委水文局机关档案分为:科技档案、文书档案、会计档案、声像档案(音像档案)、电子档案、实物档案6大类,此外还有水文和水质年鉴、综合资料及规范、图书和期刊。

馆藏档案(资料)案卷数据

经过几十年的积累,长江委水文局机关逐渐形成了门类齐全、内容丰富的各类档案资料共计30432卷,具体如下:

1、科技档案

科技档案系指生产任务中形成的各种文件材料。现已整理并录入科怡档案管理系统的科技档案有16140卷(58608件),分为:综合类(759卷(1736件))、水资源(水计)类(1844卷(3696件))、预报(水文气象预报)类(468卷(868件))、科研类(245卷(349件))、测验(水文测验)类(6852卷(16750))、水环境类(1833卷(2428件))、测绘(河道)类(2553卷(27680件))、基建类(1584卷(5099件))、仪器设备类(2卷(2件))九大类。科技档案九大类档案资料所占比例见 “科技档案资料统计数据图”,图如下:

科技档案资料统计数据图.png

2、文书档案

文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。1991年之前(含1991年)的文书档案,根据长江档案馆的有关规定已全部移交至长江档案馆。目前保管、整理并录入系统的文书档案共8133卷(11257件)。

3、会计档案

水文局会计档案自1980年开始立卷保管,分为“会计账簿”、“会计报表”、“会计凭证”和“会计文件”4大类别。2015年6月19日水文局以水文人劳【2015】182号发文,成立了长江委水文局会计档案鉴定委员会,该委员会对水文局1980年至1990年的会计账簿和会计凭证进行了鉴定销毁,目前保管的会计档案共计627卷(件)。

4、声像(音像)档案

声像(音像)档案包括:光盘、磁带、录像带、录音带、照片。共计25件(29套),其中:光盘11件15套;照片:14册。

5、电子档案

电子档案主要包括:光盘、磁盘、磁带三种。归档的电子光盘共计89卷(112套/张)。

6、实物档案

实物档案分为:纪念类、荣誉类、样品类、印章类等。归档的实物档案总计307件,其中:纪念类189件、荣誉类67件、样品类6件、印章类45件。

7、水文和水质年鉴

水文年鉴是按照统一的要求和规格,并按流域和水系统一编排卷册,逐年刊印的水文资料。我国在50年代初全面整编刊印了历史上积存的水文资料,此后将水文资料逐年分区整理刊布。1987年后大多数流域、水系停刊,1988年仅刊印了:金沙江、汉江、洞庭湖、长上干(长江上游干流区)4个区间;1989年~1990年仅金沙江、汉江、长上干三个区间还在出版;1991年全部停刊,2001年起才陆续复刊,2006年全面恢复出版。目前长江委水文局档案室的年鉴共划分为14个区间编录管理,这是借阅和利用最多的资料。十四个区间年鉴共计831卷(4538本),其中:乌江41卷(79本)、鄱阳湖111卷(176本)、岷沱江55卷(89本)、金沙江90卷(1042本)、嘉陵江58卷(95本)、汉江138卷(1765本)、洞庭湖111卷(147本)、长中干96卷(195本)、长下干61卷(101本)、长上干59卷(827本)、长江流域3卷(8本)、太湖5卷(5本)、澜沧江1卷(2本)、珠江流域2卷(7本)。各区间年鉴所占比例见“水文年鉴数据统计表”(以卷为单位),图如下:

年鉴数据统计表.png

水质年鉴汇集了每年长江委水文局所辖水质监测断面的水质监测资料,依据《中华人民共和国水文条例》《地表水环境质量标准》等相关标准和规定统一编制,逐年刊印。目前共接收水质年鉴7卷(158本)。

8、综合资料

综合资料包括:水文、水资源等技术资料刊印本;水文、气象预报、水资源等技术会议交流材料;同行业的水文技术材料等。分综资(综合资料)和水资(水利与水资源技术刊印资料)两类。资料总计:466卷(4605件),其中综资类资料246卷(4384件),水资类资料总计219卷(件)。

9、规范、图书和期刊

目前档案室共收录各类规范、图书和期刊总计3807册(条),其中规范190条,各类图书229册,各类期刊3388册。

馆藏档案信息化情况

长江委水文局档案工作非常重视档案信息化建设工作。2004年,在长江委水文局机关和7个勘测局建立了档案管理系统,实现了档案管理的计算机化。同时,在机关和勘测局开展档案目录数据库建设,建立了相对完善的分布式档案目录数据库。

在建立档案管理系统的同时,定制开发了档案联合和分布检索系统,通过我局已经建设的广域网,实现了机关与勘测局以及各勘测局之间档案目录的异地联网检索,促进了档案信息资源的共享。

目前长江委水文局机关档案资料数字化的途径和方法主要有两种:一种是通过文档影像数字化加工系统将馆藏重要纸质档案资料进行数字化扫描;另一种是对新形成的档案接收电子文档,利用档案管理系统直接查阅、打印,或“以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理。”具体:

2005年,水文局机关配置了KODAKI260高速扫描仪与KODAKI200平板扫描仪,建立了档案数字化加工系统,开展重要档案的全文数字化加工作业;2011年,为适应档案数字化工程中对不拆卷档案的需要,尤其是对那些孤本或破损严重的年鉴进行抢救性保护,又配置了KONICA MINOLTA(柯尼卡美能达)PS5000C MKII书刊扫描仪,建立了特殊档案(指不可拆装的年鉴等刊印资料)数字化加工系统。截止到2019年9月,以上完成扫描共计743631页面(以下年份均为资料形成年度)。其中:

文书档案:1992~2003年系按传统方法组卷的共计751卷,已全部扫描,达100%;2004年以后系以件为卷的组卷方式组卷, 2004~2012年共计4350卷(件)也完成全部扫描,达100%,2013~2017年共计2515卷(件)系统中有目录,在逐步导入中。

水文年鉴(刊印本):14个区间目前已经完成扫描合计245卷,已完成扫描百分比为70.52%。

水文资料整编成果:1993~2012年共计400个站年,已完成扫描的有397站年;完成率99.25%。2013~2018年由PDF电子版挂接。

水质资料整编成果:2004~2012年(2012年仅上游中心)共计145站年;已完成扫描的有145站年;完成率100%,2012~2018年(除上游中心外)PDF电子版挂接。

已收录的老科技档案:水计等完成扫描100%;河道扫描43卷,占82.69%;测绘扫描4卷,占11.76%;

测绘类新接收的档案:已扫描1419卷,占案卷总数的60.38%,后因涉及到保密等问题,河道、测绘类于2010年停止扫描工作。2011年开始备份数据一致的电子光盘保存。

随着办公自动化的普及,从2013年开始,逐步要求水文和水质整编资料在移交纸质文件资料时,必须同时提交对应的PDF格式电子文件,实行“双套制”移交。PDF格式文件,就是利用现有的PDF软件,把与纸质文件对应的word文档等资料统一转化成PDF格式保存,然后与科怡档案管理系统中的纸质资料的目录直接挂接,并根据电子档案保管要求,将PDF电子文件刻录保存,从而更便捷地进行归档资料的电子信息化管理。其中:水质资料整编成果从2013~2018年(2012年度部分资料),共挂接1175卷,1628件(站年),PDF电子文件1628个;水文资料整编成果从2013~2018年共挂接1852卷,3542件(站年),PDF电子文件3542个。

测绘类三峡、后三峡、金沙江等资料从2011年开始备份与纸质数据一致的电子光盘,水资源、预报、综合、基建等电子化正在实施中。

目前 “存量数字化,增量电子化”,实现档案数字化建设和管理,是我们工作的重点之一。目前实行的“长江委大江大河水文监测系统建设工程(一期)”项目(简称“大江大河一期”),已为各勘测局配置了高速扫描仪并即将配置书刊扫描仪,为各勘测局重要档案数字化及建立全文数据库奠定基础;同时,实施对全局档案管理系统进行更新,进一步优化档案管理系统的功能,提升工作效率。“大江大河二期”项目,对档案信息化服务能力建设进行了规划,提高档案工作在信息化社会中的服务效能。

长江委水文局网信中心档案科在长江委水文局的领导和上级业务主管部门的关心、支持和指导下,勇于创新、与时俱进,不断加强能力建设,并对各勘测局和业务部门档案工作进行监督、指导和检查,不断提高服务意识,为水文事业的发展做出了应有的贡献。当你走进水文局机关的档案库房,打开一组组高大和排列有序的密集架,呈现在你眼前的是丰富的水文资料和丰硕的水文成果,他承载着一代一代水文的辛勤付出和历史积淀。徜徉其中,不仅能找到你所需要的水文资料,还能让你感受到水文工作在长江保护与发展中的地位和重要作用,感受到水文人默默无闻的无私奉献,感受到水文事业的崇高和伟大。

责任编辑:刘文艳
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