交流园地

水文局水利档案工作规范化管理评估工作经历与体会

来源:网信中心 时间:2020-01-14 作者:李琦 编辑:钱卓洲

近期,水文局顺利通过了水利部水利档案工作规范化管理一级单位评估。我非常有幸参与了水文局的档案评估工作,亲身经历了档案工作进一步规范化的过程。回顾这一年多的筹备工作,感触颇深,这是我第一次系统性地深入学习并了解水文档案规范化管理的实质内容和意义。在这里对这段经历的点滴进行一些记录和总结,与大家分享。

1.缘由

水文事业的现代化发展,需要水文档案资源的支持。2013年,水利部发布了《水利档案工作规范化管理综合评估办法》,以全面提高水利档案工作规范化管理水平,促进档案工作健康、均衡开展,使档案工作更好地服务水利事业和水利中心工作。同时,印发了《水利档案工作规范化管理综合评估标准》。该标准涵盖支撑体系、业务工作及开发利用与信息化三个面,60个赋分点,即单位要通过相应等级评估,就需按照上述标准进行规范化达标。

评估办法印发后,水文局积极安排部署评估工作,计划各勘测局先分步完成评估,再由局机关收官,最终在2019年实现单位档案评估定级全覆盖。经过努力,水文下游局和水文长江口局于2016年率先通过档案工作规范化管理二级评估,水文汉江局、水文中游局也于2018年通过二级评估,水文三峡局、水文上游局于2019年初通过二级评估。

2.过程

2018年局机关开始启动档案评估组织和筹备工作,第一件任务就是解决基建档案如何编制档号。在这之前,因缺乏统一的标准和规范,各勘测局自行编制的基建档案档号格式不一致,扩展名五花八门。为此,网信中心先后前往武汉大学和设计院档案馆进行调研,了解理论知识和实际操作经验,并与水文局相关部门沟通交流,最后形成了统一的基建档案档号编制方案。

2019年5月份,网信中心召开了第一次档案评估筹备会议,将筹备工作具体划分为三大块:档案保障体系建设、业务工作开展、档案资源开发利用与信息化建设,其中业务工作开展包括档案收集整理归档质量和档案保管、档案统计、鉴定销毁、档案业务指导等情况。依据评估办法和标准,明确了各项工作内容的责任人以及完成时间节点,其中工作任务最重的是档案全宗指南的完善以及档案盒的更新。我是档案“新兵”,也承担了部分档案整理工作。

7月份,网信中心内部开展综合评估自评。自评结果距离目标分还有一定差距,例如档案保障体系建设,因为以前从来没有对这个方面进行系统性梳理,所有的支撑材料都需要重新进行收集和整理;声像资料严重不足;实物档案没有进行归档整理;党委会记录归档整理不规范;部分档案案卷整理不符合规范要求;以及档案内部工作制度需要进行更新、完善。

针对这些问题,在局领导的支持下,局机关有关部门通力合作,逐项解决了问题。在局办公室、人劳部门以及委档案馆支持下,我们查找了各类支撑文件和资料,重新编制和补充所需的全宗指南和相关规章制度,完善了档案保障体系。与局办公室、机关党委密切合作,将照片资料进行组卷和归档,最终形成了25卷声像档案,虽然数量不多,但是此次照片资料的规范化归档整理开启了声像资料的规范化档案管理工作,形成了宝贵的照片档案归档整理规范;整理归档了1980年至2018党委会记录,并形成了相关保密管理制度;对陈列室里展出的实物和荣誉类证书奖牌进行了编号和归档整理,共整理307卷实物档案,并完善了实物档案整理细则。根据工作实际,网信中心对档案整理细则、档案借阅、档案保密、电子文档备份与管理、档案工作突发事件应急处置预案等内部工作制度进行了更新、完善。

9月份,网信中心召开了第二次评估筹备会议暨动员大会,对各项工作的完成情况进行检查落实,并给尚未解决的问题进行工期倒排。部分历史档案的整理归档因遵循老标准,是不符合此次评估的标准要求的。为了能够保证高分通过评估考察,整改势在必行。更换所有的老旧档案盒,增补卷内备考表和案卷目录,对历史档案编制档号和页码等等,这些工作繁琐且量多,档案科全体人员人人加班加点整理。为提高档案盒打印机利用率,周六周日都有人在打印和整理档案盒。同时,在中心领导的协调下,信息科和网络科都参与了整理工作,发挥了集体攻坚的精神。随着各项工作的落实和稳步推进,一个个难题得以解决。

在整个筹备过程中,我逐渐认识到,档案管理工作一点都不简单,而且工作量大,内容繁琐。其中完善材料是工作量最大、难度也最大的一个工作环节。这就要求档案管理工作要及时有序开展,否则日积月累之后会工作带来很多麻烦。档案管理规范化管理,正是解决此问题的办法。

3.结果

在开展局机关档案工作规范化的同时,我们还多次前往长江委档案馆、湖北省档案馆、勘测局进行现场调研,学习并吸取经验。经过一系列的整改,局机关的水利档案工作规范化管理基本达到了一级的标准,一切准备就绪。

2019年12月18-20日,水利部办公厅会同长江档案馆、湖北省水利厅、长江设计院、治淮档案馆和水规总院组成专家评估组,对水文局档案工作规范化管理进行现场评估。评估组听取了水文局机关开展档案工作规范化管理的自查情况汇报,对有关情况进行了质询,并重点检查了各门类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用与信息化建设情况,通过查阅汇报材料、查勘电子目录、抽查实物、库房实地勘查、重点问题咨询等形式对照评估标准进行逐项检查并量化评分。

经过历时三天的严格、认真、细致的检查评估与热烈的讨论,评估组一致认为:水文局机关档案管理体系健全,职责明确,基础设备设施基本齐全,基础业务扎实,档案分类合理、柜架排列规范,信息化工作稳步开展并与水文局信息化整体工作同步规划、共同推进,以92.6的得分达到了水利档案工作规范化管理综合评估“一级”标准。

至此,水文局机关和所属7个勘测局实现档案工作规范化评估定级全覆盖的单位。

4. 认识和体会

水利档案汇集了各种水利技术信息和成果,具有复杂性和多样性的特点。水利档案的规范化管理,不仅可以最大限度地确保各类水利信息资料的真实性,具有重要的现实价值,还可以全面提升本单位的档案管理工作,为水利事业的可持续发展提供坚实的基础支撑。

亲身参与了水文局机关水利档案工作规范化管理评估后,虽说还不能完全掌握档案工作的理论和细则,但是此次工作的锻炼也使得个人能够把档案工作的知识要点融会贯通,收获颇多,受益匪浅。要做好这份工作,不但需要有耐心、恒心,更需要树立责任心和使命感,把每一件事都做细做好。

档案管理工作是一项长期艰巨严峻的工作,尤其新时期、新形势对档案工作提出了一些新要求。随着计算机与网络技术的发展,水利档案管理信息化必将给水利档案的高效利用,拓展服务范围,提升服务质量创造无限美好前景。这次综合评估既是对水文局机关档案工作的一次全面检查,也是推动水文局水利档案事业持续健康发展的一次重要机遇,促进了水文局档案工作的进一步规范化、精细化,档案工作更进一个台阶。

责任编辑:杨杰
关闭