综合管理

水文局公文处理实施细则

来源:办公室 时间:2022-03-16 作者:办公室 编辑:王琨

(2021年7月13日以“水文办〔2021〕306号”文印发)

第一章 总 则

第一条 为加强水文局公文处理规范化管理,不断提升公文处理的科学化水平,根据《党政机关公文处理工作条例》《长江水利委员会公文处理实施细则》《党政机关公文格式》等有关规定,制定本细则。

第二条 本细则所称公文,是指水文局开展管理、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。

第三条 本细则适用于水文局本级及局属各单位(部门)的公文拟制、办理及管理等公文处理工作。

第四条 公文处理工作应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 局属各单位(部门)的负责人应高度重视公文处理工作,应严格按本细则的规定加强对公文处理工作的领导和检查,尤其注重发文审核。各单位应配备专(兼)职人员负责公文处理工作。

第六条 水文局办公室是水文局公文处理的归口管理部门,主管局机关的公文处理工作,并指导局属各单位(部门)的公文处理工作。

第七条 公文处理应以电子公文系统为主,需印制纸质文件时,其格式与内容应与电子文件一致。

第二章 公文种类

第八条 水文局公文种类主要有:

(一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(三)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项;批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文。

(四)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(五)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。

(六)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(七)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(八)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(九)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第九条 除上述法定文种外,根据工作实际,水文局公文还包括明传电报及“工作动态”“公报”“应急工作简报”等各类简报。所有简报均以“水文局工作简报”命名,再根据简报内容,以小标题加以区分。

第三章 公文格式

第一节 一般规定

第十条 公文格式应符合《党政机关公文格式》(GB/T 9704)的有关要求。

第十一条 公文的文字应从左到右横写、横排。公文用纸尺寸应选择为国际标准A4型(210mm×297mm),采用左侧装订。用于张贴的公文,其用纸尺寸可根据实际需要确定。

第十二条 水文局发文应使用统一制定的长江水利委员会水文局发文稿纸。

第十三条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素构成。

第十四条 公文页面主要内容所在的区域称为版心。除页码要素位于版心之外以外,其他要素均应位于版心之内。

页码为公文页数顺序号。公文的附件与正文一起装订时,页码应连续编排。函格式首页不显示页码。

版心内的公文格式要素划分为版头、主体、版记三部分。各部分包括的主要要素分别为:

(一)版头。公文首页红色分隔线以上的部分。一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素构成。

(二)主体。公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分。一般由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素构成。

(三)版记。公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。由抄送机关、印发机关和印发日期等要素构成。

第二节 版头格式

第十五条 版头位于公文之首,位置应相对规定。版头各要素应标注准确、规范及美观,体现公文严肃性与权威性。

第十六条 份号为公文印制份数的顺序号。涉密公文应标注份号,一般用6位阿拉伯数字。

第十七条 密级和保密期限。涉密公文应依照《水利工作国家秘密范围的规定》(水办〔2011〕387号)等有关保密规定,根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

第十八条 紧急程度为公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应分别标注“特急”“加急”,电报应分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

第十九条 发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称(见附件1)加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志并用联合发文机关名称,主办机关排列在前。

第二十条 发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。发文字号标准写法为“发文机关代字〔年份〕发文顺序号”。

以水文局名义行文的发文机关代字见附件2,序号由局办公室统一编制;以部门名义发函的代字见附件3,序号由部门自行编制。

第二十一条 签发人。上行文应由发文机关主要负责人或主持工作的负责人签发,并标注签发人姓名。

如联合行文有一个以上签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名。

第三节 主体格式

第二十二条 主体篇幅不固定,可依据公文内容的长短而变化。

第二十三条 标题由发文机关名称、事由和文种组成。标题应准确简要地概括公文的主要内容,应符合下列规定:

(一)发文机关名称规范应用方法如下:

1.水文局行文。局内行文,发文机关应用规范化简称“水文局”;对外行文,发文机关宜用“长江委水文局”,也可使用全称。

2.勘测局行文。局内行文,发文机关应用规范化简称;对外行文,发文机关应用“长江委水文局”+“规范化简称”。

3.联合行文。各发文机关名称用空格分隔。

(二)标题中一般不用标点符号,确有需要时,应注意以下事项:

1.法律、法规、规章名称全称应加书名号。

2.如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时,每个机关名称、人名之间应用顿号分开,不使用空格。

(三)当标题字数较多,需要多行排布时,要满足词义完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,排列应使用梯形或菱形。

(四)转发性文件的标题不应将上级文件的标题原文照抄,发文事由的表述既要规范又要灵活,转发应仅引用至上一级单位。

第二十四条 主送机关为公文的主要受理机关。应符合下列规定:

(一)应使用机关全称或规范化简称。

(二)对内发文如有多个主送单位,其顺序按水文局新“三定”方案的顺序排列;主送单位较多不便全部列出的,则为“局属各有关单位(部门)”;主送单位为全局所有单位(部门)的,则为“局属各单位、机关各部门”。

(三)对外发文如有多个水利系统主送单位,应以水利部公文中的排序规则为准。

(四)主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记,标注方法详见第三十二条。

第二十五条 正文。公文的正文拟制规则见第五章第四十五条。

第二十六条 附件说明为公文附件的顺序号和名称,应符合下列规定:

(一)在正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”或“附后”。

(二)如有多个附件,顺序号应上下对齐,使用阿拉伯数字标注附件顺序号。

(三)附件名称不加书名号,其后也不加逗号、分号、句号等标点符号。当附件名称超过一行,转行时应与本附件名称的第一字对齐。

(四)若附件文件过大或文件特殊,在附件名称后注明“(附件另附)”。

第二十七条 发文机关署名应署发文机关全称,与所用公章名称一致。单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。

联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。

第二十八条 成文日期应署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。电报署发出日期。

成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位。

第二十九条 印章。公文除会议纪要、简报及电报以外,应加盖发文机关印章。联合上报的公文,可仅由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。加盖印章应注意以下事项:

(一)单一机关行文时,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应距正文(或附件说明)一行之内。

(二)联合行文时,将印章与发文机关署名一一对应,端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应上距正文(或附件说明)一行之内。

(三)特殊情况处理:当正文之后的空白容不下印章或签发人签名章、成文日期时,一般应采取调整正文行距或字距的措施加以解决。如果调整行距、字距仍无法解决,可将印章加盖在下一空白页上,在该页第一行顶格标注“(此页无正文)”。

第三十条 附注为公文印发传达范围等需要说明的事项。“请示”应在附注处括号内注明联系人的姓名和电话。

第三十一条 附件为公文正文的说明、补充或者参考资料。附件另面编排,一般与公文正文一起装订,格式要求同正文。若附件与正文不能一起装订,应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号,并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

供领导审阅和签发时参考的资料可不作为文件的附件。

第四节 版记格式

第三十二条 版记位于公文之尾,位置应相对固定,并应保证其始终处于偶数页上。

第三十三条 抄送机关为除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。抄送机关应使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

当主送机关较多,在标记主送机关位置处应仅保留少量主送机关名称,以保证首页可显示公文正文,并将其他主送机关名称移至版记处。此时除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分割线。

第三十四条 印发机关和印发日期为公文的送印机关和送印日期。印发日期应用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位,后加“印发”二字。

第四章 行文规则

第三十五条 应进一步精简文件。行文应确有必要,注重效用,注重针对性和可操作性。应符合下列规定:

(一)领导讲话宜在长江水文网上发布。

(二)凡转发公文没有具体要求,属一般性转发的,原则上原文照发,不另行文。

(三)其他可发可不发的文件尽量不发。

第三十六条 行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应同时抄送被越过的机关。

第三十七条 水文局本级行文规则如下:

(一)向长江委和有关上级机关应以请示、报告的形式行文,向委平行单位行文宜用函的形式行文。

(二)可对水利部所属事业单位行文。

(三)可以函的形式与委其他相应部门、其他流域水文机构、各省(自治区、直辖市)水文部门、其他业务往来单位互相行文。

(四)可与委平行机关联合行文;可与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。

(五)一般不向地方政府行文。

第三十八条 水文局各单位(部门)行文规则如下:

(一)局内行文应符合下列规定:

1.局机关各部门之间不应互相行文,可以函形式与各勘测局互相行文。

2.勘测局之间可以函的形式互相行文;可向其下属单位行文;向水文局行文,应送局办公室签收后呈局领导批转办理。

(二)对外行文应符合下列规定:

1.局属各单位(部门)不得直接向长江委行文,应通过水文局行文。

2.局机关各部门不得对外行文;各勘测局与其他单位只能以函的形式行文。

3.企业可根据其业务范围向地方业务主管部门行文,可以函的形式向有关工商、税务等管理部门及施工、监理等单位行文。

第三十九条 向下级机关的重要行文,应同时抄送“发文机关”的上级机关。

第四十条 “请示”应一文一事;一般只写一个主送机关,受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。“报告”中不得夹带请示事项。

第四十一条 除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”“意见”和“报告”。

第五章 发文办理

第四十二条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括起草、审核、签发等程序。

第四十三条 水文局发文应通过水文局综合办公平台办理(特殊要求除外)。

第四十四条 水文局发文的适用事项如下:

(一)行使长江委授权在长江流域和西南诸河的水行政管理职责。

(二)制发水文局行政、业务技术规章。

(三)向上级机关请示、报告工作。

(四)答复问题。

(五)水文局的机构设置、职能配置、任免和聘用干部。

(六)涉外工作的有关事项。

(七)授予或撤销水文局级先进单位和模范人物称号。

(八)其他需要以水文局名义行文的事项。

局属各单位(部门)发文适用于职责范围内的有关事项。

第四十五条 发文机关标志的印制应符合下列要求:

(一)除纪要和简报外,其余公文均需在版头部分印制发文机关标志。

(二)对于决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函(部门函除外)等文种,除有关部门根据工作需要可使用部门发文机关标志外,局机关其他部门一律使用水文局发文机关标志。

(三)水文局部门函可使用部门全称印制文件版头。

(四)各勘测局和企业一律用单位全称使用发文机关标志,并在局办公室备案。

第四十六条 草拟公文基本要求如下:

(一)符合国家的法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文单位意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)文种正确,格式规范。

(四)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。引用外文应注明中文含义。

(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。层次序数可以越级使用,如果公文结构层次只有两层,第一层用“一、”,第二层既可用“(一)”,也可以选用“1.”。

(七)应使用国家法定计量单位。

(八)公文内使用非规范化简称,应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九)公文中的数字宜使用阿拉伯数字,有特殊要求的除外,成语、惯用语、缩略语等符合汉语行文习惯用词中的数字应使用汉字。

第四十七条 水文局发文程序按照文种分为以下几类:

(一)除纪要、简报、部门函外,水文局发文程序一般为:经办人拟稿→部门负责人审核→局内有关部门会签→(副)总工审阅→局办公室秘书科初审→局办公室负责人复核→局领导签发→文书办理编号、套红头→文印部门印刷→秘书科审核→办公室秘书科用印→主办单位分发。

(二)纪要发文程序一般为:经办人拟稿→部门负责人审核→局内有关部门会签→(副)总工审阅→局办公室秘书科审核→经办人办理→局领导签发→经办人办理→文书办理编号、套红头→文书分发局领导→经办人分发各部门。

(三)水文局工作简报发文程序一般为:经办人拟稿→部门负责人审核→局内有关部门会签→副总工审阅→经办人办理→局领导签发→经办人办理→文书办理编号、套红头→经办人分发。简报如需上报委机关,由局办公室负责转发。局机关简报由局领导签发,各勘测局简报由勘测局主要负责人签发。

(四)部门函的发文程序一般为:部门拟稿→部门函初审→部门负责人审批→部门用印→分发。如需局领导签发,由部门负责人提交。

勘测局发文程序参照水文局发文程序执行。

第四十八条 水文局文件分发由拟稿单位(部门)负责,重要文件同时分发局领导及相关副总。

第四十九条 办公室对公文审核的重点是:是否需要行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。

第五十条 联合行文一般由主办单位先签署意见,协办单位依次会签。

第五十一条 文件签发的权限为:以水文局名义发文,重要的由局长签发,一般的由分管副局长或总工程师签发。

第五十二条 公文正式印制前,文秘部门应进行复核,重点检查审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。

第六章 收文办理

第五十三条 收文办理指对收到的公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、批办、承办、督办、办结归档等程序。

(一)报送水文局的公文(包括信件、电报),应经局办公室秘书科统一签收、登记、编号、分发;局机关各单位和部门收到主送水文局的公文,也应送局办公室秘书科统一登记处理。写明水文局负责人收的文件,由秘书科拆封和处理。

(二)局属各单位代表水文局参加的重要会议带回的文件,应交办公室登记,按收文程序处理。

第五十四条 收到送水文局需要办理的公文,办公室应及时提出拟办意见送负责人批示或交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应明确主办部门。对文种选择、内容及格式等不符合本办法规定的公文,经办公室负责人批准后,可以退来文单位并说明理由。

第五十五条 承办部门收到交办的公文后应及时办理,不得延误、推诿。

特急公文,随到随办;有明确办理时限要求的应在规定时限内办理完毕;没有时限要求的公文,一般在10个工作日内办结;确有困难的,应及时予以说明。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应及时退回交办的部门并说明理由。

第五十六条 公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请局领导协调或裁定。

第五十七条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人签名或圈阅视为同意;没有请示事项的,签名或圈阅表示已阅知。

第五十八条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,文秘部门要负责督办,做到紧急公文跟踪督办,重要公文重点督办,一般公文定期督办。

第五十九条 承办单位(部门)应及时、详细填写承办情况。

第七章 公文归档

第六十条 公文办完后,应及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应归档的公文。

第六十一条 归档范围内的公文,应根据其相互联系、特征和保存价值加以整理,保证归档公文的齐全、完整,正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。

第六十二条 归档范围的公文应确定保管期限,并按有关规定定期向档案部门移交。

第六十三条 拟制、修改和签批纸质公文,不能使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔书写,所用纸张和字迹材料应符合存档要求。

第八章 公文管理

第六十四条 涉密公文管理应按保密规定办理。

第六十五条 不具备归档和存查价值的纸质公文,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。

第六十六条 销毁秘密公文应按照《水文局保密工作管理办法》有关规定执行。

第六十七条 机构合并时,全部公文应随之合并管理。

第六十八条 工作人员调离工作、退休时,应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章 附 则

第六十九条 本细则由水文局办公室负责解释。

第七十条 本细则自发布之日起实施,原制度同时废止。

附件1

水文局单位(部门)规范化简称

序号

单位(部门)全称

规范化简称

1

办公室

办公室

2

规划计划处

规计处

3

财务审计处

财审处

4

人事劳动处

人劳处

5

科技处

科技处

6

建设管理与安全监督处

建安处

7

水文监测管理处

监测处

8

长江流域水质监测中心

(水质监测管理处)

流域水质中心

(水质处)

9

河道勘测管理处

河道处

10

纪检组

纪检组

11

离退休职工管理处

离退处

13

机关党委

机关党委

14

工会

工会

15

长江水文情报预报中心

预报中心

16

长江水文水资源分析研究中心

水资源中心

17

长江水文技术研究中心

技术中心

18

网络信息中心

网信中心

19

综合事业中心

事业中心

20

湖北一方科技发展有限责任公司

一方公司

21

长江上游水文水资源勘测局

上游局

22

长江中游水文水资源勘测局

中游局

23

长江下游水文水资源勘测局

下游局

24

长江三峡水文水资源勘测局

三峡局

25

荆江水文水资源勘测局

荆江局

26

长江口水文水资源勘测局

长江口局

27

汉江水文水资源勘测局

汉江局

28

西南诸河水文水资源勘测局

西诸局

附件2

水文局发文代字及用印种类表

序号

部门

发文代字

局级函代字

用印种类

1

局党组

水文发

/

局党组印

2

办公室

水文办

水文办函

水文局印

3

水政支队

水文水政

/

水政水文支队印

4

规计处

水文计

水文计函

水文局印

5

财审处

水文财审

水文财审函

水文局印

6

人劳处

水文人劳

水文人劳函

水文局印

7

科技处

水文科技

水文科技函

水文局印

8

建安处

水文建安

水文建安函

水文局印

9

监测处

水文监测

水文监测函

水文局印

10

流域水质中心

(水质处)

水文水质

水文水质函

水文局印

11

河道处

水文河道

水文河道函

水文局印

12

纪检组

水文纪

/

纪检组印

13

离退处

水文离退

水文离退函

水文局印

14

机关党委

水文机党

水文机党函

水文局印

水文机党发

/

机关党委印

水文党建

水文党建函

局党组代章

水文机纪

水文机纪函

水文局印

/

机关纪委印

15

团委

水文团

水文团函

团委印

16

工会

水文工

水文工函

水文局印

/

局工会印

17

预报中心

水文预报

水文预报函

水文局印

18

水资源中心

水文水资源

水文水资源函

水文局印

19

技术中心

水文技术

水文技术函

水文局印

20

网信中心

水文网信

水文网信函

水文局印

21

事业中心

水文综合

水文综合函

水文局印

附件3

水文局部门函发文代字及用印种类表

序号

部门

部门函字

用印种类

1

办公室

办函

办公室印

2

规计处

规计函

规计处印

3

财审处

财审函

财审处印

4

人劳处

人劳函

人劳处印

5

科技处

科技函

科技处印

6

建安处

建安函

建安处印

7

监测处

监测函

监测处印

8

流域水质中心

(水质处)

水质函

流域水质中心印

9

河道处

河道函

河道处印

10

纪检组

纪函

纪检组印

11

离退处

离退函

离退处印

12

机关党委

机党函

机关党委印

机纪函

机关纪委印

13

工会

工会函

工会印

14

预报中心

预报函

预报中心印

15

水资源中心

水资源函

水资源中心印

16

技术中心

技术函

技术中心印

18

网信中心

网信函

网信中心印

19

事业中心

综合函

事业中心印

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