综合管理

水文局机要文件管理办法

来源:办公室 时间:2022-03-17 作者:办公室 编辑:王琨

(2021年7月13日以“水文办〔2021〕302号”文印发)

第一章 总则

第一条 为进一步加强水文局机要文件运转、管理的规范性、制度化建设,确保国家秘密载体安全,根据长江委有关规定,结合水文局实际,制定本办法。

第二条 机要文件是指通过机要通信或其他方式发至水文局的文件和“三密”文件以及水文局下发的“三密”文件。

第三条 水文局各机要文件收文单位,应指定政治可靠、组织纪律观念强的同志承担日常文件的管理工作。经管机要文件的人员确定后,填写《水文局机要文件管理人员备案表》(附件1),送水文局保密办备案。

第二章 机要文件收文与传阅

第四条 上级机关下发的机要文件,统一由水文局保密室签收、拆封、核对、登记、编号、送局领导签批。机要文件领取回局后,必须立即交保密室登记,填写《水文局机要文件来文登记表》(附件2)。

第五条 机要文件登记后,由机要员填写《水文局机要文件传阅单》(附件3),由办公室负责人填写拟办意见,送水文局负责人签批。

第六条 机要文件应当按照规定的范围和签批意见传阅,不得擅自扩大知悉范围。机要文件传阅应当专夹专送,由机要员直接呈送领导阅读,不得横传。

第七条 传阅机要文件原则上按照领导同志的排序依次送阅,遇有业务工作针对性较强的文件,也可根据情况先送分管领导同志阅。遇有业务工作比较紧急的情况,可以根据情况先送有关单位(部门)办理。

第八条 单位(部门)应严格履行签收手续,原则上由单位(部门)主要负责人签收,遇有业务工作比较紧急的情况,可以根据情况由单位(部门)其他领导签收。

第九条 机要文件阅读完后,按照“谁送退谁”的原则退还机要员。当天未办毕的机要文件,应当天退回保密室,由机要员第二天再送阅。

第十条 机要文件应在办公室阅读,机要员可以根据实际情况,通知阅文者到保密室阅读文件。阅文者不得将文件带回家中或在公共场所阅读,不得擅自留存机要文件。

第十一条 在机要文件传递过程中,经办人员不得办理与传递文件无关的事项,如有意外,应妥善处理,并立即报告水文局保密、保卫部门。

第三章 机要文件借阅

第十二条 借阅机要文件原则上应在保密室阅读。无特殊情况,一般不得携带机要文件外出。因工作需要随身携带机要文件出差时,必须经分管局领导批准,并办理登记手续,出差回来应立即归还。

第十三条 机要文件借阅必须由文件阅知范围内容单位(部门),填写《水文局机要文件借阅审批表》(附件4),经部门领导签字,水文局保密办审核同意,并进行借阅登记后借阅文件,并限期归还,借阅过程中不得复印或拍照。

第十四条 隔年的机要文件一般不得外借,无特殊情况应在保密室阅读。

第四章 机要文件发文

第十五条 机要文件下发时,拟文单位(部门)到保密室申请文号和发文审批稿纸,同时领取《水文局机要文件发文领取登记表》(附件5),不得在连接互联网的计算机上起草机要文件。

第十六条 发文单位(部门)按照发文审批流程通过纸签完成机要文件审批程序,不得通过OA系统流转。审批通过后,到长江委保密办办理定密手续。

第十七条 通过长江委保密办定密后,不得擅自印制机要文件,机要文件由事业中心统一印制,在文件左上角加注“密级 ××××××”(密级:绝密、机密、秘密;××××××:六位数的编号,从000001开始)的标密样式。

第十八条 机要文件下发时由发文单位(部门)电话通知有关单位(部门)领取文件,不得通过互联网传递,不得通过普通邮局传递,并按照《水文局机要文件发文领取登记表》要求做好发文登记。

第十九条 机要文件下发后,发文单位(部门)必须连同发文稿纸、文件原文、红头文件、发文领取登记表等送保密室备案。

第二十条 发至各单位(部门)的机要文件,一律不得擅自复印,因工作需要复印机要文件的,应当到保密室办理审批和登记手续。复印件应视同正式文件一样,妥善保管。

第五章 机要文件保管

第二十一条 标有密级的文件,不得随意堆放在办公桌上,必须存放在保密柜中,不得在连接互联网的计算机、传真机及手机等通信终端设备中传递。

第二十二条 严禁擅自销毁或处理机要文件。

第二十三条 严禁将机要文件作为废品出售。

第六章 附则

第二十四条 本办法由水文局保密委员会保密办(水文局办公室)负责解释。

第二十五条 本办法自发布之日起实施,以前的相关制度同时废止。


附件:1.水文局机要文件管理人员备案表

2.水文局机要文件来文登记表

3.水文局机要文件传阅单

4.水文局机要文件借阅审批表

5.水文局机要文件发文领取登记表


水文局机要文件管理办法附件 .docx

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