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湖北一方科技发展有限责任公司经济合同管理办法

来源:财务处 时间:2022-03-17 作者:财审处 编辑:财审处

(2021年4月6日以“水文财审〔2021〕149号”文印发)

第一章 总 则

第一条 为加强合同管理,促进公司对外经济活动的开展,规范对外经济行为,维护公司的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及有关法律法规,结合公司实际,制定本办法。

第二条 订立经济合同,必须遵守国家的法律法规,贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

第三条 除特殊情况外,合同均应采用书面形式,有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。

第四条 国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。

第五条 根据水文局企管会的授权,水文局有关职能部门对湖北一方科技发展有限责任公司(以下简称“一方公司”)的合同管理进行监督、指导。

第二章 合同的订立

第六条 凡与其他法人、其他组织及自然人达成经济往来意向,经协商一致,应订立经济合同。

第七条 合同的订立,应根据合同的性质(承接或委托),严格按照一方公司合同管理流程(见附件1)及一方公司对外委托合同审批管理细则(附件2)的相关规定执行。

第八条 订立合同前,必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况,无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。

第九条 符合以下情况之一的,应当以书面形式订立经济合同:

(一)单笔业务金额达一万元的;

(二)有保证、抵押或定金等担保的;

(三)我方先予以履行合同的;

(四)有封样要求的。

第十条 经济合同必须具备标的(指货物、服务、工程项目等)、数量和质量、价款或者酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任等主要条款方可加盖合同专用章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。

第十一条 对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的,应当封存样品,由合同双方共同封存,加盖合同专用章,分别保管。

第十二条 合同文本上应注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号等信息。

第十三条 合同文本拟定完毕,按规定的流程经经办部门、一方公司、水文局有关职能部门及水文局企管会审核通过后方可签订。

第十四条 合同审批表作为合同审核过程中的记录和凭证由合同印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。

第十五条 对外订立的经济合同,严禁在空白文本上盖章,严禁签字盖章后以传真、扫描等形式交对方签字盖章。如有特殊情况,须一方公司法定代表人特批。

第十六条 单份合同文本达二页以上的应加盖骑缝章。

第十七条 合同盖章生效后,应交由合同管理人员按有关规定进行登记。

第十八条 合同文本原则上公司至少应持二份,由合同管理人员和财务人员留存。

第三章 合同的履行

第十九条 合同依法订立后,即具有法律效力,应当全面地履行合同所约定的各项条款。

第二十条 合同管理人员与财务人员应根据合同内容和编号设立合同台帐,每一合同设一台帐,分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。

第二十一条 有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向一方公司法定代表人及水文局企管会汇报。

第二十二条 财务人员依据合同约定履行收付款手续,对具有下列情形的,应当拒绝付款:

(一)应当订立书面合同而未订立书面合同的;

(二)收款单位与合同对方单位名称不一致的。

第二十三条 如果一方公司为收款方,付款单位与合同对方单位名称不一致的,财务人员应当督促付款单位出具代付款证明。

第二十四条 在合同履行过程中,合同对方所开具的发票必须先由具体承担业务部门负责人签字认可,再转财务人员审核付款。

第二十五条 合同履行过程中相关人员应妥善管理合同资料,对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度,以保守公司的商业秘密及保证合同的完整性。

第四章 合同的变更和解除

第二十六条 变更或解除合同必须依照合同的订立流程审核通过后方可。

第二十七条 变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式,并按规定经审核后加盖合同专用章。

第二十八条 有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三日内向一方公司法定代表人汇报并通知水文局企管会。

第二十九条 变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求,挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分交合同管理人员留存。

第三十条 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本办法规定的管理范围。

第三十一条 合同变更后,原合同编号不予改变。

第五章 其 他

第三十二条 合同作为一方公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密。

第三十三条 各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料(包括有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等)按合同编号整理,由合同管理人员确认后交档案管理人员存档,不得随意处置、销毁、遗失。

第三十四条 水文局企管会定期对合同管理工作进行考核,并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入一方公司对职工和部门的工作绩效考核范围。

第六章 责 任

第三十五条 凡未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给一方公司造成损失的,追究其经济和行政责任。

第三十六条 因故意或重大过失而给一方公司造成重大损失的,移送有关国家机关追究其法律责任。

第七章 附 则

第三十七条 本办法由一方公司负责解释,自2021年4月1日起施行。


附件2

一方公司对外委托合同审批管理细则

为进一步加强对外委托合同管理,规范审批程序,加强廉政风险防控,根据《湖北一方科技发展有限责任公司经济合同管理办法》,制定本细则。

第一条 本细则所称对外委托合同是指采购货物、服务及工程等所有需要对外付款的经济合同。

第二条 凡水文局及所属单位能够承担的委托事项,须委托水文局及所属单位,合同价格参照水文局相关规定确定或双方协商确定。

第三条 对外委托合同承包方的确定方式,主要包括招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购、调研比选等方式。

第四条 对外委托100万元以上的货物或服务,120万元以上的工程,按《中华人民共和国招标投标法》等有关规定执行,应采用招标、竞争性谈判、询价等方式确定承包方。

第五条 对外委托50-100万元的货物、服务或50-120万元的工程,由经办部门组织开展市场调研,推荐不少于三家符合条件的供应商,采用由一方公司自行开展的邀请招标、竞争性谈判、询价等方式确定承包方。

第六条 对外委托20-50万元的货物、服务或工程,由经办部门组织开展市场调研比选(形成调研比选报告)推荐承包方,一般应组织合同谈判。谈判小组由一方公司,水文局规计处、财审处派员组成,必要时从其他部门邀请专家;合同谈判须请水文局机关纪委员监督。会议纪要或谈判记录作为合同审批的附件,按合同审批流程报批。

第七条 对外委托10-20万元的货物、服务或工程,由经办部门进行市场调研(形成调研记录)确定承包方,并组织谈判确定合同价格等(形成谈判记录)。

第八条 对外委托10万元以下的货物、服务或工程,可简化程序,由经办部门直接选定承包方,采取审核报价等方式确定合同价格。

第九条 经办部门在对外委托事项启动前,应发起立项申请(即填写《一方公司对外委托合同申请表》),合同申请应认真填写委托原因、内容、经费估算、经费渠道及拟采用的采购方式等。委托水文局及所属单位的合同可直接办理合同审批。5万元以下的对外委托合同,其合同申请与合同审批可合并执行。

第十条 拟采用单一来源采购的,应充分说明其理由。其中超过50万元的单一来源采购应召开会议论证,论证小组一般由一方公司,水文局规计处、财审处派员组成,必要时从其他部门邀请专家;会议论证须请水文局机关纪委派员监督。会议论证应形成论证记录,论证结论等。

第十一条 一方公司自行开展邀请招标的,由经办部门组织开展市场调研,推荐不少于三家符合条件的供应商,经一方公司审核确认后,拟定邀请招标文件(含招标项目的内容与要求、资金来源、实施地点和工期、开标地点和时间、资质与信誉要求、评标原则和标准等)发相应供应商并召开开标及评标会议,评标小组一般由一方公司,水文局规计处、财审处派员组成,必要时从其他部门邀请专家,评标报告或会议纪要作为合同审批的附件,按合同审批流程报批。

第十二条 一方公司自行开展竞争性谈判的,由经办部门组织开展市场调研推荐不少于三家符合条件的供应商,一方公司审核确认后,拟定谈判邀请文件(含谈判项目的内容与要求、资金来源、实施地点和工期、谈判地点和时间、资质与信誉要求、评定成交的原则和标准等)发相应供应商并召开谈判会议,谈判小组一般由一方公司,水文局规计处、财审处派员组成,必要时从其他部门邀请专家,会议纪要或谈判记录作为合同审批的附件,按合同审批流程报批。

第十三条 一方公司自行开展询价的,由经办部门组织开展市场调研推荐不少于三家符合条件的供应商,经一方公司审核确认后,拟定报价邀请文件(含询价项目的内容与要求、资金来源、实施地点和工期、报价地点和时间、资质与信誉要求、评定成交的原则和标准等)发相应供应商并召开评议及谈判会议,谈判小组一般由一方公司,水文局规计处、财审处派员组成,必要时从其他部门邀请专家,会议纪要或谈判记录作为合同审批的附件,按合同审批流程报批。

第十四条 年度续签项目,且采购内容、经费及供应商无变化的,可省略调研比选、合同谈判等程序。

第十五条 合同到期并完成相应工作后,应及时验收。10万元以上的合同由一方公司组织验收;10万元以下的合同由经办部门自行组织验收。验收完成后经办部门对合同成果进行归档。

第十六条 本细则由一方公司负责解释。

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