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湖北一方科技发展有限责任公司物资采购管理办法

来源:财务处 时间:2022-03-17 作者:财审处 编辑:财审处

(2021年4月6日以“水文财审〔2021〕149号”文印发)

第一章 总则

第一条 为了满足湖北一方科技发展有限责任公司(以下简称“一方公司”)生产经营需要,规范设备和材料的采购行为,防范采购风险,根据《会计法》《企业会计准则》《企业内部控制制度》等有关制度,结合公司实际,制定本办法。

第二条 本办法所指物资采购是指公司接受甲方在项目实施过程中采购用于交付给甲方的产成品、半成品、在产品、委托加工物资、提供技术研发中耗用的设备及材料等,该物资待交付甲方验收后计入项目成本中。

第二章 供应商的选择

第三条 组建项目部。公司应根据项目建设需要,组建项目部并向水文局企管会备案,明确项目部主要职责、组成人员等内容。

第四条 建立公司合格供应商名录。公司要建立供应商评估和准入制度,对以前年度供应商提供物资的质量、价格、交货时效性、供货条件及其资信、经营状况等进行管理和综合评价的基础上,建立公司合格供应商名录,报水文局企管会备案。按《中华人民共和国招标投标法》等法律法规确定的供应商可不在供应商名录中选择。公司供应商名录应根据实际情况每3年更新一次。

第三章 采购方式的选择及审批

第五条 物资采购方式的选择、合同谈判(调研)及物资采购合同的申请和审批按《湖北一方科技发展有限公司经济合同管理办法》的有关规定执行。在委托合同中,甲方有明确要求的按甲方的技术标准采购物资。

第六条 对于国家规定需要强制性检验的计量仪器,在采购时,需要供方提供该仪器(进口产品除外)的合格证和检测报告。

第四章 财务付款

第七条 财务部门根据采购合同中约定的付款条件、审核无误的正规发票、设备交付验收巡签完毕后及时向供应商办理付款。

第八条 严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性,判断采购款项是否确实应予支付。如审查发票填制的内容是否与合同相符、发票加盖的印章是否与票据的开具单位相符等。如果发现异常情况,应当拒绝向供应商付款,避免出现资金损失和信用受损。

第九条 根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际,合理选择付款方式,并严格遵循合同规定。除了零星小额的采购可以支付现金外,采购价款应通过银行办理转账结算。

第十条 加强预付账款和定金的管理,涉及大额或长期的预付款项,应当定期进行追踪核查,综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况,发现有疑问的预付款项,应当及时采取措施,联系项目部,尽快收回款项。

第五章 物资验收入库

第十一条 项目部采购的直达到施工现场的设备和材料,施工现场负责人首先应当开箱检查,然后进行安装、调试、试运行,性能达到合同中技术条款所规定的要求后,方可验收合格。对验收合格的设备及材料,根据采购合同的数量、规格型号、质量等内容,填制签收单,及时将签收凭证传递给财务部门计入项目成本。

自制设备和材料的验收,应当重点关注产品质量,通过验收合格的产成品、半成品才能办理入库手续,填写入库单,财务部门计入存货。(入库单见附件1)

采购设备和材料金额10万元以上的,应事先履行水文局企管会审批手续。

第十二条 进口设备及材料的开箱验收应按照国家海关及商检法律、法规,在规定期限内同商检部门共同验收。发现问题向外商索赔的,应在合同规定的索赔期限和保证期限内办理检验、索赔工作。

第十三条 对于验收过程中发现的异常情况,如无采购合同或大额超采购合同的物资、毁损的物资等,验收人员应当立即向项目部报告,相关部门应当查明原因并及时处理。

第六章 物资领用和出库

第十四条 项目部根据各项目的需求情况,领用物资时编制出库单(见附件2),由领料人签字确认,送达给财务部门计入各项目成本。

第十五条 物资保管部门应当详细记录设备的入库、出库及库存情况,及时填写入库单、出库单。库存材料要定期盘点,形成盘点表(见附件3),做到存货记录与实际库存相符。相关会计记录与相关库存记录一致,防止采购物资和资金受损。

第七章 物资记录与评估

第十六条 项目部应当及时收集物资采购各环节的文件资料,建立完整的项目档案,规范项目实施全过程记录。

第十七条 建立项目评估制度,征求委托方对公司产品的质量、价格、交货时间、运行维护等方面的评价,不断提升公司产品性能和项目实施效率。

第八章 附则

第十八条 本办法由一方公司负责解释,自2021年4月1日起施行。


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